ইমেইল পাঠানোর সঠিক নিয়ম

Image from Pixabay

আপনি যদি একজন ইন্টারনেট ব্যবহারকারী হয়ে থাকেন তাহলে আপনাকে বলার প্রয়োজন নেই যে, ইমেইল কী? অথবা কিভাবে একটি ইমেইল আইডি খুলতে হয়? আপনারও নিশ্চই অত্যন্ত একটি ইমেইল অ্যাকাউন্ট আছে! আমরা অফিসের কাজে, চাকরির সিভি পাঠাতে কিংবা গুরুত্বপূর্ণ অ্যাসাইনমেন্ট সাবমিট করা সহ বিভিন্ন প্রয়োজনে ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে থাকি। কিন্তু বেশিরভাগ ইমেইল ব্যবহারকারী ইমেইল পাঠানোর সঠিক নিয়ম জানেন না । তাহলে চলুন জেনে নিই ইমেইল পাঠানোর সঠিক পদ্ধতি ।

আমারা বিভিন্ন ইমেইল সেবা প্রদানকারীদের সেবা গ্রহণ করি । যেমন-জিমেইল, আউটলুক/হটমেইল, ইয়াহু কিংবা ইয়নডেক্স ইত্যাদি । আপনি যেকোনো ইমেইল ব্যবহার করুন না কেন, ইমেইল পাঠানোর নিয়ম কিন্তু একই রকম ।

প্রথমে, আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ডে লগইন করুন ।‘Compose New Mail’-এ ক্লিক করুন । এখন নিম্নে দেওয়া ইমেইল পাঠানোর ধাপ গুলো অনুসরণ করতে হবে-

১. To (Recipients) : এখানে প্রাপক বা প্রাপকদের ইমেইল ঠিকানা লিখতে হবে । যেমন- username@mail.com।

২. CC : CC -এর পূর্ণরূপ হচ্ছে 'Carbon Copy' যার অর্থ 'অনুলিপি' ৷ আপনি যাকে অবগতির জন্য মেইলের অনুলিপি পাঠাতে চান তার ইমেইল আইডিটি (Cc) অংশে যোগ করতে পারেন ৷ আপনি যদি সিসি (Cc) ব্যবহার করে একসাথে সহকর্মীদের গ্রুপ ইমেইল করবেন তখন যেকেউ বার্তাটির অন্যান্য প্রাপকদের তথ্য দেখতে পাবেন ।উদাহরণস্বরূপ, এটি অফিসের অভ্যেন্তরীণ যোগাযোগের জন্য ব্যবহার করা ভালো ।

৩. BCC : বিসিসি (Bcc) এর পূর্ণরূপ হচ্ছে 'Blind Carbon Copy' যার অর্থ 'অবিকল অনুলিপি' ৷ এটি ইমেইলে প্রাপকদের গোপনীয়তা রক্ষা করে । এটি ব্যবহার করলে একজন প্রাপক অন্য প্রাপকদের তথ্য দেখতে পাবেন না ।

৪. Subject : এটা ইমেইল এর গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এখানে ইমেইল বিষয়বস্তুর শিরোনাম লিখতে হবে । কেউ কেউ আছেন কোনো সাবজেক্ট ছাড়াই মেইল সেন্ড করেন এতে প্রাপক অনেক সময় অপ্রয়োজনীয় মেইলগুলোর ভিড়ে খুঁজে পান না ৷ আর অনেক সময় স্প্যাম ফিল্টার সাবজেক্ট বিহীন মেইল গুলোকে ভুলক্রমে স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত করে ফলে আপনার মেইলটি প্রাপকের দৃষ্টির অগচর হয়ে যেতে পারে ৷

৫. Description : এখানে বিষয়বস্তুর বিস্তারিত বিবরণ আলোচনা করতে হবে ।

৬. Attachments : এই অংশে সম্পর্কিত ইমেইলের কোন সংযুক্তি ফাইল থাকলে যোগ করে আপলোড দেওয়া যাবে ।

সবকিছু ঠিক থাকলে Send বাটনে ক্লিক করুন ।